九寨溝會議旅游洽談
7.與我公司洽談,提出貴方要求如:時間、地方、人數、酒店星級、會議設備等。
2.我社按貴方要求提供會議所需要的車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息。向會議主辦方提供會議接待策劃方案預案書和報價。
3.邀請會議主辦者實地考察會議舉辦場所,確定方案,簽訂會議接待標準合同,預付會議訂金事宜。
4.在會議舉辦前制定會議工作人員服務標準條例及會議接待手冊。準備會議資料。含代邀請相關領導、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務服務及公關禮儀、翻譯、通訊及文秘。
九寨溝會議旅游籌備
一、會議資料準備
7、會議資料(由貴公司提供,其中文字資料,由川程旅行網按會務組要求根據參會人數裝訂);
3、領導發言稿(主辦單位提供);
4、《報到冊》、《會議指南》、《會議日程》等;
、項目執行情況資料(主辦單位提供);
6、展板所屬圖片(主辦單位提供);
、廣告牌設計稿;
8、歡迎布標、會議室布標;
9、會議禮品(按參會人數準備);
78、會議代表證;
77、會議用餐券;
二、會議設施準備
根據會議要求準備包括:
7、投影儀、多媒體電腦;
2、廣告牌(按設計稿制作好);
3、會議室一間(根據入會人數);
4、會議用車
、領導座次牌(名單由主辦單位提供)
8:照相機、攝影機等(由專業人員操作,根據要求選擇)
三、會場布置
7:布標;
2:按會議規定的擺放形式及要求布置好會場;
3:設立會務人員發放會議用品及文件;
4:確定會場攝影點和時間;
四、會議服務
7:根據會議人數需求安排會務接待小組、如住房登記員,財務人員,票務,考察咨詢,引導人員(至房間、餐廳、電梯、會議室);
2:會議全程督導人員,負責落實會議室布置、茶水供應及服務;
3:攝影組:根據會議需求安排攝影人員;
4:車輛小組:根據會議實到人數,落實車況好、駕駛技術好的配套車輛。此小組負責會議臨時接待服務工作。如:專家、領導臨時出行,就餐、會見等活動的車輛;
:旅游接待小組:根據參加考察人數安排每車一位優秀導游,負責代表的服務;
6:生活小組:此小組負責會議用餐的時間、人數及相關的一些服務,確保代表會議期間的生活服務;
九寨溝會議旅游接待
一、會議接機
7、會議報到當天,安排全天候接站,機場設立兩塊醒目接站牌,一塊設在正門出站口,一塊設在提取行李出口處。
2、人員及車輛安排
7)、人員:機場安排接機人員
2)、接機車輛:根據會務組要求派車
3)、領導、專家由會務組統一安排,根據航班、車次,派專人專車接送,需要送花、護照的提前安排,保證準確安全接待。
二、會議報到
7、在酒店大堂設․報到處‣、․考察咨詢處‣、․票務處‣;
2、報到登記時,填寫姓名、單位、職務、身份證號碼、通訊地址、編號、收費金額、入住標準、入住天數、房間號、考察線路等;
3、提醒代表貴重品旅游寄存總臺、保管好個人財物,耐心、細致地解說會議報到須知及有關事宜,及時妥善處理好代表要求;
4、根據會務組要求傳達通知、指示,準確發放會議資料、紀念品、餐券、考察乘車券;
、代表報到后,由行李員引導入住,同時辦理行李寄存;
6、當天打印會議通訊錄并與會務老師校對,及時發給代表;
、會務組24小時有專職會議,隨時接待安排參會代表;
三、會議考察
7、代表的安全問題
7)、考察期間為每位代表辦理保險(根據貴方要求);
2)、考察的整個行程中,我方派人員全程陪同、確保考察順利進行;
3)、要求每個環節的接待人員做到嚴格的保密制度、確保代表的人身安全;
4)、我中心承諾確保代表返程機、車票,并根據返程時間及方向分批送行,確保順利返程;
(所屬部門:昆明國旅旅行社客服部)









